未払い代金の請求、契約の解除、敷金の返還請求など、相手方に自分の意思をきちんと伝えたい場面で利用される内容証明郵便。ご自身で作成・発送することもできますが、何をどこまで書くべきか迷われる方は少なくありません。この記事では、内容証明郵便の作成を行政書士に依頼するメリットと、依頼前に知っておきたい注意点を解説します。

内容証明郵便とは

内容証明郵便は、「いつ、誰から誰あてに、どのような内容の文書を差し出したか」を日本郵便が証明するサービスです。相手に文書が届いた事実まで残したい場合には、配達証明を付けて利用することがあります。

ただし、内容証明郵便を出しただけで請求が必ず認められるわけではありません。大切なのは、事実関係に沿って、相手に求める内容と期限を分かりやすく整理することです。

行政書士に依頼する3つのメリット

① 伝えるべき内容を整理し、文案を作成できる

ご相談内容、契約書、やり取りの記録などをもとに、相手に伝える事実、求める対応、回答期限を整理します。感情的な表現や曖昧な言い回しを避け、目的に沿った文面に整えられることが大きなメリットです。

② 内容証明郵便の形式面も確認できる

内容証明郵便には文字数・行数などの形式上のルールがあります。文案のほか、差出人・受取人の表示、同封書類の有無、配達証明を付けるかといった発送時の確認事項もあります。形式で手間取ることなく、手続きを進めやすくなります。

③ ご自身で抱える負担を減らせる

相手とのトラブルがあるときは、文面を考えるだけでも大きな心理的負担になります。資料を整理して専門家に相談することで、何を伝えるべきかが明確になり、落ち着いて次の対応を判断しやすくなります。

自分で出す場合との違い

自分で作成する場合費用を抑えられる一方、事実関係や請求内容の整理、形式確認、郵便局での手続きをご自身で行う必要があります。
行政書士に依頼する場合資料をもとに文案を整え、手続きの流れを確認できます。ご自身の考えを文面にすることが難しい場合にも向いています。
大切な注意点：行政書士は、内容証明郵便の文案作成など、権利義務・事実証明に関する書類作成をお手伝いできます。一方で、相手方との代理交渉、訴訟、法的判断を伴う複雑な紛争への対応は弁護士の業務です。すでに争いが大きくなっている場合や、相手方代理人から連絡がある場合は、弁護士への相談をご案内することがあります。

行政書士への依頼が向いているケース

ご相談から発送までの流れ

1. ご相談LINEなどで概要を伺い、契約書・請求書・これまでのやり取りなどを確認します。
2. 文案の作成・確認目的に沿って文案を作成し、ご本人に内容をご確認いただきます。
3. 発送手続き内容証明郵便として発送します。必要に応じて配達証明を付けます。

内容証明郵便の文案作成・発送手続きについて、お気軽にご相談ください。

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まとめ

内容証明郵便を行政書士に依頼するメリットは、伝えるべき事実と要望を整理し、形式面にも配慮した文書を作成できることです。相手方への代理交渉や訴訟を目的とする場合は弁護士への相談が必要ですが、まずは意思を正式な書面で伝えたいという場合には、行政書士への依頼をご検討ください。

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